HVORDAN FØLGER VI OP PÅ TAL? - FRA PROCES TIL EFFEKT

Forberedelse
Hvad kan gøres før? - fra proces til effekt
Hvis TAL-arbejdet skal skabe bedre trivsel, er det nødvendigt, at der handles og følges op. Ellers får det ingen effekt.

Uanset hvilken metode, I vælger for TAL, så gør metoden ikke arbejdet. Og TAL-arbejdet slutter ikke med, at I har skrevet jeres forslag ind i handleplanen. Det er først her, det egentlige arbejde begynder.
I kan hente hjælp fra proceskonsulenter til TAL-arbejdet. Proceskonsulenterne kan facilitere dele af processen, men det er enhederne selv, der skal gøre det arbejde, som skaber en effekt.
En god forberedelse er vigtig.

Udforskning
Hvad kan gøres under? - fra proces til effekt
Nedsæt en TAL-gruppe.
Slut udforskningen af med at en medarbejder (eller gerne to) melder sig som tovholder for processen sammen med teamets/afdelingens leder. De har som TAL-gruppe ansvar for, at processen holdes i gang - men ikke for at de konkrete handlinger bliver udført. I kan med fordel vælge medarbejdere, som ikke er AMR. Dette skaber et bredere ejerskab til processen i afdelingen. Hvis I er en stor afdeling, kan I med fordel nedsætte en TAL-arbejdsguppe for hvert team.

For at skabe en effekt af TAL-arbejdet, er det afgørende, at ledelsen støtter op om processen - før, under og efter.

Aftaler
Hvad med handleplanen? - fra proces til effekt
Temaerne fra TAL-arbejdet skal prioriteres.
Hvad skal vi arbejde med først? Prioriteringen kan fx ske ved, at TAL-grupperne fremlægger et forslag til prioritering på et personalemøde. Det kan også ske ved, at medarbejderne stemmer på de temaer, der er blevet udforsket (fx 3 stemmer pr. medarbejder). Eller prioriteringen kan ske i LU.
Handleplanen skal skrives færdig.
Sæt tid af til dette arbejde så hurtigt som muligt, så processen holdes i gang. Brug gerne eksisterende mødeflader. Med afsæt i jeres prioritering udfylder I kolonnen til højre i handleplanen med tidsplan, ansvarlig og status. Dette gøres typisk i LU eller på teammøder
Er handleplanen rigtigt udfyldt?
Hvis I har brug for et kvalitetstjek af jeres TAL-handleplan, så skriv til Allin Hagstrøm (aehag@gribskov.dk)
Opfølgning på den samlede handleplan
Se på den samlede handleplan fx en gang i kvartalet i LU eller på et personalemøde. Sørg for at opdatere kolonnen til højre og marker evt. cellen med en farve (rød=ikke i gang, gul= i gang, grøn=afsluttet)
Den årlige arbejdsmiløjdrøftelse
Husk den lovpligtige, årlige arbejdsmiljø-drøftelse, hvor I gennemgår hele handleplanen og justerer den efter behov. AMR og leder er ansvarlig for dette. Husk at angive i handleplanen, hvilken dato den er drøftet og opdateret
Hvad når Arbjedstilsynet kommer?
Når arbejdstilsynet kommer på besøg, så ring til Allin Hagstrøm (sikkerhedsleder) 7249 6645. Bed Arbejdstilsynet vente med deres gennemgang, til Allin er ankommet.

Handling

Hvad kan gøres efter? - fra proces til effekt
TAL-gruppen mødes kort efter udforskningen og lægger en plan for det videre arbejde med TAL, som bl.a. inkluderer:

Giv ledelsen mulighed for at forholde sig til ønskerne fra medarbejderne. Er der noget, ledelsen umiddelbart, nemt og hurtigt kan gøre? Selv om TAL bygger på et samarbejde mellem medarbejdere og ledelse, sådan som det er beskrevet i MED-aftalen, så er der en stor signalværdi i, at ledelsen kvitterer for medarbejdernes deltagelse i processen ved at handle på udvalgte forslag fra medarbejderne.

Integrer TAL-arbejdet i andre planer
De handlinger, der skrives ind i TAL-handleplanen kan med fordel integreres i andre planer, som har fokus på mål og indatser i jeres arbejde (resultatkontrakt, virksomhedsplan eller andet). Dette kan være med til at sikre, at handlingerne i TAL-handleplanen bliver integreret i det daglige arbejde.
Løbende opfølgning i hverdagen
Når I har prioriteret temaerne i den udfyldte handleplan og valgt hvilke temaer, I vil arbejde med først, så sæt de konkrete handlingsforslag for de temaer op på et Scrumboard. Hold et "stående møde" foran scrumboard'et fx hver måned á 20 min. hvor I kort gennemgår:
  1. Skal nogle handlinger flyttes fra "start" til "i gang" eller "i mål" - eller måske tilbage igen?
  2. Er der nogle handlinger, der har brug for hjælp - eller andre handlinger - for at komme i gang?
  3. Er der nogle handlinger, der i mellemtiden er blevet uaktuelle? TAL-makkerparret booker og faciliterer møderne
Gør det synligt, at I handler
Husk at fortælle og synliggøre, når I har gennemført en handling. Som leder kan du have en ambition om mindst én gang om ugen at relatere en handling du udfører til TAL-arbejdet.

Hvordan kan I vide, at TAL har skabt en effekt?
Formålet med TAL er samlet set at skabe større trivsel. Trivsel og sygefravær hænger sammen, men sammenhængen er ikke lineær. Sygefravær påvirkes også af meget andet end TAL.
Spørgsmål til effekten:
  1. Har I fået skrevet jeres handlingsforslag ind i TAL-handleplanen? (ja, delvist, nej, ved ikke)
  2. Har I omsat jeres forslag til konkrete handlinger? (ingen, få, nogle, mange, alle, ved ikke)
  3. Hvordan følger I op på TAL? (personalemøder, særlige TAL-møder, andet - med åben svarmulighed)
  4. Hvor ofte følger I op på TAL? (oftere end en gang om måneden, ca. en gang om måneden, sjældnere end en gang om måneden)
  5. Hvordan oplever du, at din nærmeste leder/ledelse bakker op om TAL-arbejdet? (i lav grad, i nogen grad, i høj grad, i meget høj grad)
  6. Hvordan oplever du dine kollegers engagement i TAL-arbejdet? (lavt, middel, højt, meget højt)
  7. Hvordan oplever du, at TAL-arbejdet har påvirket trivslen i din afdeling? (ingen effekt, en lille effekt, nogen effekt, en stor effekt)

Aftal hvornår spørgsmålene sendes ud til medarbejderne